Il principio generale descritto nel titolo è una di quelle cose che ti aiuta ad evitare la malcomunicazione via e-mail, prima ancora di riflettere su cosa scrivere di preciso.
E’ una questione di comunicazione strategica: metti in atto delle strategie che tengono in considerazione tutti gli effetti e le conseguenza possibili della tua comunicazione.
Perciò, fai così:
- poniti l’obiettivo che vuoi raggiungere con la tua e-mail
- crea un oggetto chiaro che non lasci adito a dubbi sul contenuto della e-mail
- scrivi un testo che riguardi solo l’obiettivo scelto e che sia legato all’oggetto che hai creato
Perché questa precisazione?
Semplicemente perché ci sono molti casi di malcomunicazione in cui qualcuno inserisce più argomenti (anche estremamente importanti) in una singola e-mail e che, magari, non sono nemmeno elencati nell’oggetto.
Il lettore, concentrato su un testo che può impegnarlo molto e disorientato da un oggetto incompleto, può farsi sfuggire una riga che lo sta informando di un cambiamento fondamentale per tutto quello che sta facendo.
Se stai lavorando su un progetto e la e-mail che ti arriva descrive lunghi o complessi dettagli operativi di cui ti devi occupare, non è detto che tu riesca ad accorgerti di un’informazione vitale che non doveva sfuggirti. Infatti, è responsabilità primaria di chi te l’ha inviata evitare questo tipo di errore, dato che sa che cosa ti deve comunicare e ne conosce l’importanza.
Come risolvere?
Il mittente (che puoi essere tu) dovrà preparare una seconda e-mail per dare il giusto rilievo a quella notizia e così aumentare la possibilità che il destinatario ne prenda atto. Tra l’altro, questo approccio migliora anche la successiva gestione (e la chiarezza) della comunicazione, per cui i due argomenti resteranno ben separati, senza intrecciarsi nelle risposte.
Tutto questo significa che non si può mai mandare una e-mail con più di un argomento?
Certo, è possibile farlo, solo che richiede degli accorgimenti specifici, più complicati e molta più progettazione di come strutturi la tua e-mail perché il rischio di incomprensioni e perdite di tempo aumenta esponenzialmente.
Usare lo schema che ti ho proposto (un obiettivo, un oggetto, una e-mail) è la soluzione più semplice e rapida che puoi mettere in pratica da subito per evitare la malcomunicazione di questo tipo.
