La buona pratica
Mi risulta sempre strano sottolineare quelle che dovrebbero essere delle ovvietà, eppure ci sono tante persone che non rispondono alle e-mail. Che sia per distrazione, menefreghismo o anche per essersi messi subito all’opera, non fa differenza. Il mittente non ha la certezza che tu abbia ricevuto il suo messaggio, non può leggerti nel pensiero, non conosce il tuo carico di lavoro o le tue procedure. Devi informarlo di quello che sta succedendo, fosse anche solo del fatto che il suo messaggio è arrivato a destinazione. Pertanto, se non usi un sistema automatizzato che risponde per te, comunica sempre una risposta.
Troppe volte capita che, dopo aver inviato una e-mail e aver atteso giorni senza aggiornamenti, si debba complicare la situazione con dei solleciti o tramite ulteriori contatti con colleghi o superiori, solo per verificare come stiano le cose. Tutta fatica e comunicazioni non necessarie che si sarebbero risparmiate con una breve risposta da parte tua. Perdi anche l’occasione di fare una buona impressione.
Purtroppo ho addirittura letto di qualcuno che si lamentava di aver ricevuto una e-mail di ringraziamento o di conferma, definendole un disturbo o una inutile perdita di tempo. Oltre a una scarsa conoscenza dei principi e degli effetti di una buona comunicazione è evidente che queste persone riducano i normali rapporti tra esseri umani a una mera questione economica di efficienza. Io ci starei lontano!
Per evitare la malcomunicazione:
- Rispondi sempre in tempi brevi alle e-mail che ti mandano. Rispondi, anche brevemente, ma fallo.
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