Non creare problemi aggiuntivi
Questa è un’altra di quelle cose che dovrebbero essere ovvie, ma che purtroppo non lo sono.
Quando ricevi una e-mail, leggine l’oggetto. Poi leggila per bene, con calma. Una volta che ti pare di aver capito cosa intende chi te l’ha mandata, rileggila ancora una volta mettendoti nei suoi panni.
Perché ti suggerisco di rileggerla più volte? Perché una delle principali cause di malcomunicazione è non avere chiaro che cosa ti abbiano scritto. E non per un’errore o una mancanza del mittente, ma proprio perché non ti sei preso la briga di leggere con cura, e dal SUO punto di vista, quello che ti sta dicendo.
Troppe volte c’è bisogno di ribadire quanto già scritto in una e-mail precedente perché la risposta ricevuta non era pertinente. Oppure capita spesso di doverne scriverne una seconda, una terza o una quarta perché le risposte erano parziali. Non farti ingannare dalla routine, pensando magari che ti scrivano sempre le stesse cose. Invece, considera ogni e-mail come unica e, solo dopo una lettura accurata, valuta se richiede davvero la risposta standard a cui sei abituato.
Se ci sono più domande, accertati di averle individuate tutte (anche quelle che sono racchiuse nel testo e non sono numerate o distinte in una lista) e di aver risposto ad ognuna. Se non farai così, i risultati potranno essere solo due: ulteriori e-mail (e ulteriori perdite di tempo per te) che chiedono di rispondere a quello che manca e/o una rinuncia a proseguire (che devi interpretare come una valutazione negativa del tuo lavoro e dell’immagine di chi rappresenti).
Per evitare la malcomunicazione:
- Leggi bene le richieste, non dandole per scontate.
- Leggi la e-mail mettendoti nei panni di chi la scrive e non di te che devi rispondere.
- Se ci sono più domande, verifica di aver risposto a tutte.
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